英語のメールを書くのが苦手だという人は結構多いのではないだろうか？
私も始めはどんな風に英語メールを書けばいいのか分らなかった。そもそも仕事でメールを書き始めた初めた頃は日本語ですらどうやってメールを書いていいのかわからなかった。
日本語には敬語やら丁寧語やら色々な形式があり、仕事メールの書き方は、家族や友人にメールを書くのとは全然違う。それを社会人は日々やっているから余計に仕事英語メールを難しく考え、どうやって書けばいいのか躊躇してしまうんじゃないだろうか。
私は日本にある外資系企業で働いている。だが日本人の同僚も沢山いるので、仕事で使うメールは日本語と英語の割合を見れば日本語の方が多い。しかし上司とデータシステム開発担当の同僚は日本語が出来ないから40%位は英語で業務をする必要がある。
日本語が出来ない上司と同僚とはコミュニケーションが英語になるので、会議も資料もメールも英語が自由に使えないと仕事にならない。もし私のような環境で仕事をするとなると英語が話せないと困るので、採用面接での英語力アピールは現実的なものにしておこう！
日本語でメールを書くならば、日本文化に合わせた構成で意図的に「お疲れ様です」や「よろしくお願いします」を書く。意味のないことだと思っていてもこれが日本でのやり方だし、この形式で書けば無難だからだ。
しかし英語でメールを書くときには、このようなフレーズは使わずに要点に集中する。
英語でメールを書くポイントは、”なるべく短く、要点を分かりやすくピンポイントにまとめる”ことだ。
英語での仕事メールに「How are you?」なんて不要だ。昔の同僚にプライベートのメールを書くならば別だが、それは日本語でやり取りする仕事メールと同じ要領で考えればいいだろう。
英語での仕事メールは、「お世話になっております」や「お疲れ様です」、「よろしくお願いいたします」のような文言は不要である。
こういった文言を省くと「文面が相手に対して失礼じゃないか？」と気になるかもしれないが、英語でのメールに余計な文化的挨拶を入れたりしてメール不用意に長くなるのはむしろ逆効果になり、好印象を得られないどころか、悪印象を与えるかもしれない。
特に偉い人、忙しい立場の人に英語メールを書くのであれば、より一層メールは”完結にまとめる”必要がある。忙しい人たちの”時間を1秒でも無駄にしないように要件を的確に伝える”という事が重要なのだ。
何かを質問し、その答えが欲しいのであれば、相手が簡単に答えられるように文章を書く必要がある。
余計な単語を取り除きつつも、相手が何について話しているのかを理解できるように、確実に分かる内容でまとめ上げて簡潔な文を構成する。
それに対する返信は ”YES”とか”NO”だけの極端に短い返信かもしれない。その短い答えにヤキモキする必要はない。なぜなら、それがベストな返答だからだ。質問が分かり易かったので直球の回答が得られたということになる。
英語メールで求められる丁寧さとは、読み手がメールの意図を容易に理解できるように簡潔に伝えられているか？そして答えやすくまとめているか？どうかだ。
メールに対するマナーは文化の違いにより、日本語と英語で違うものが求められると思えばいい。日本語で書いたメールを翻訳するなら求められる丁寧さを考えて文書を再構成するのがいい。
自分のメールを社内の翻訳担当者に翻訳をお願いしてみたことは有るだろうか？
大体は翻訳されたメッセージは日本語の文章に比べて短くなってしまったていただろう。その理由は歴然としている。英語のマナーを考慮して翻訳をするからだ。
逐次通訳の場合は、その時その時に言っていることを都度通訳するので極端に短くなることはないだろう。しかしメールの文章だと、日本語にある四季の挨拶だったり、その他の細かいマナーがあり、長い手紙になりがちだ。
英語でも詩を付け加えたりすれば長くなるだろう。しかし用事を伝えるだけの手紙であれば日本語の手紙に比べると英語の手紙は比較的短いものになると思う。
文化の違いで物事に対する受け取り方も日本と欧米では色々と違っている。それについては自然と皆受け入れていて、その違いを悪いと思う人は少ない。例えば、家に入るのに靴を脱ぐかどうかなんかがいい例だ。
日本の家に入るときには靴を脱ぐ。言葉の言い回しでも「人の家に土足でズカズカはいってくる」なんて表現もある。
しかし欧米では多くの人が日常的に室内に土足で入る暮らしをしている。アメリカでも四六時中家の中で靴をはいているわけでないが、ホテルで過ごす時のように室内では靴も裸足もありで暮らしている。
客が家に来た時も、客も家主と同じように土足で入室することは欧米では特に失礼ではない。ただし欧米でも室内土足NGにしている家もある。
基本が土足の家でも外が雨で自分の靴に泥がついていれば靴を玄関脱ぐこともある。欧米でも誰かの家を訪問した時には臨機応変に入室時に靴を脱ぐということがあり得ることも忘れずに！
私にはアメリカ人の夫がいて、彼の英語教育を受け続ける暮らしがずっと続いている。夫は英語に対する意識がとても高く、私の間違えた英語文法や使い方を日々熱心に注意してくる。
出来の悪い嫁としては自分の英語に問題があると知りつつも、注意されつづけるとイライラしてしまうことも日常茶飯事だ。
良くもまぁ10年以上も夫は諦めずに注意し続けられるなと思うが、彼は私の英語の悪い癖なども良く学習している。だから彼の注意は的確で、私は時より「もう勘弁してよ！」と思うのだ。
夫は「日本語にルールがあるように、英語にもルールあるよね。だから母国語じゃないんだから間違えてもOKなんていうルールはないよね。」とぐぅの音も言えないようなもっともな事を言う人なのだ。
ただ間違いなく彼の熱心な努力により、私の英語力はアメリカで暮らさずとも伸びている。
英語を話すことだけではなく、英語で文章を書くことに対しても夫は沢山のアドバイスをくれる。その成果もあり、私の英語で文章を書く力は日本人の中では高い方だろう。
私の高校卒業時点の英語力を知っている家族、友人は皆この状況にビックリしているし、自分でもなんとかなるもんなんだなと感心してしまう。
20代後半からの学ぶ決意と、努力の積み重ねに加え、何よりも夫との自宅留学生活によって伸びた私の英語力。夫との暮らしからアメリカ文化を吸収したことで私の英語能力は更に伸びたと思う。
夫は子供の頃から勉強を沢山し、進学校を出て英語の文章を書くプロになった。彼の友人には政府関係者や、医師、弁護士、会社代表者をしているような友人が沢山いる。
彼に代わって、私がその友人たちにメッセージを書くともあるが、都度夫から注意が飛ぶ。「決して文章を長々と書かかないこと」と。
”要件が簡潔にまとまっているか”を中心に添削もされる。添削するくらいなら「自分で書いてくれよ！」と思うのだが、この経験が私の仕事に生かされていることは間違いない。
私はこういう経験を通して、どんな風に英語メールを書けばいいのか？を暮らしの中で学んだ。しかしこういったやり取りを通して何百回と喧嘩に発展したかは分からない。
英語で仕事メールを書くのに”簡潔に短く”と言われてもよく分からないと思う場合は、まずは日本語で書いたメールの内容を箇条書きにする練習すればいいだろう。
それからその箇条書きを英語に変換すればいい。
この訓練を重ねると意外に日本語でメールを書く時にも役立ち、要点が絞られたメールを書くのが得意になるだろう。
そして自分が伝えたいことの要点が誰にでも明確に伝わるようになるのではないかと思う。
英語で仕事メールを書く時のポイント
- 要点をしっかり絞って簡潔に過不足なく書く
- 丁寧さを求めるあいさつ文などは不要
- メールに返答が必要なら、何をいつ迄に返答してほしいのか明確に書く
