会社員をやっていると会議に参加しなければいけないことが沢山ある。
専門職になってからも肩書がないうちは殆ど会議に呼ばれることもなく作業に没頭できたが、役職がついたら驚くほど会議に参加する必要が出てきてしまった。
そして自分でも会議の運営をしなければいけないことが多くなってしまった。
不要な会議を見極め、不参加の承諾を得る
私は基本的に会議の参加も運営も最低限に抑えたい。私自身の会社の中での役割を考えると、実務の時間を取る方が大切に思える。
仕事が忙しくないなら私も呼ばれる会議全てに出席してもいいのだが、私の場合デスクワークが多かったので残業を抑えるために、忙しくなると上司に根回しして、「”参加したほうが良い”程度の会議については不参加でも良い。」という許可を貰って対策していた。
偉い人達はそもそもデスクワークなんてないに等しい。そして偉い方々は残業なんてないのである。
だから私はその人達の気分や興味で開かれる会議に参加している場合ではないと、自分の心の内で納得して、こういう手段をとっていた。
自分に任された仕事に対し責任を持つために、こうやって時間のコントロールをするのも必要なことである。
こういう私の行について裏では何を言われてたかは知らないが、上司さえ説得できれば少々図太くやりすごして、やるべき仕事をさえやればこの手の事はどうにか調整できてしまうのである。
私がこういう風に働けたのは外資系の結果重視の企業だったことと、アメリカ人上司であったからだろう。
第一に、私はこういう働き方をするために外資系企業と外国人上司である環境を選んで働いている。しかし、お堅い日本企業だったら、そもそも私みたいな高卒者はきっと雇わないと思う。
任された仕事は、積極的に推し進める
私の仕事は会社のKPI 事業の運営状況を計るための指標をまとめることだった。
新しい指標を取り入れる場合は、データ収集方法から、計算式の定義づけなども含むのだが、一人で案は作れても、決裁者であるマネージメント軍団がOKしないことには運用が出来ない。
私に求められることは、こういう指標の運用をできるだけ早く開始することである。
案を作って待っているだけではいつまでたっても運用には至らないので、マネージメントを集め会議を開き、話を纏めるのだ。
会議主催者となったら綿密な準備をする
会議の主催者となったら、会議開催までに綿密に会議の議題を調べ考える。
会議の開催は一度だけ、なるべく早く会議が終わるように準備する。全ての質問に自信をもって答えられるように真面目に準備をするのだ。
会議は絶対に参加してもらわなければいけない参加者について上司と相談しておき、その人達の予定に合わせて会議を開くのである。
会議では指標のデータ取得定義と、算出方式を根拠を加えて説明し、直近数週間のデータで作ったサンプルを見せ、可否に加え懸念点や意見を問うのである。
必ず説明の中で、担当として「自分がなぜこの定義が最善だと思ったのか」という考察を付け加えておく必要がある。
会議に参加している人には「ちゃんと全部調べたの？」なんて言う意地悪い人が大体いるので、自分は全方向から考慮したというアピールは絶対にしておいたほうが良いのだ。
ある程度何でも答えられる位の知識を準備しておこう。
会議運営は主導権を握って促そう！
会議を始めたら15分程度でさっさと説明を終わらせて、直ぐに質疑応答に入り可否に進めるのである。
冒頭の説明中には細かいことは話さない方がいい。どうせ討議でアレコレ聞かれるのだからその時に応えながら情報提供すると何故かまとまりやすいからだ。
マネージメント群は必ず懸念点や意見を言ってくるので、事前に対策し、自分の推測部分を引用してでも堂々と全て受け答えをし、討議を促すのである。
うやむやな会議にならないように、そして絶対に仕切り直しになんてならないように、自分が会議をリードする。自分は決して黙っていてはいけないのだ。
しかし今までの経験上、何の異論もなくスルッと満場一致でOKが出ることはない。絶対に何かしらの懸念点なり、いちゃもんがつくだろう。
だから事前に関連する取得できるデータの種類、粒度(頻度)や、取得できないデータについてもよく調べておく必要があるのだ。
こうして調べておけば、マネージメントの質問には問題なく答えることができるし、比較的簡単に納得してくれるのである。
最終的に会議で主要メンバーが納得できる指標の定義がまとまれば、例え自分の案がボツになろうとも成功なのである。
纏まった案件は議事録を含めて早めにメール配信する
会議が終わったら、なるべく早く数日以内にメールで指標定義について討議したこと、懸念点と回答など併記し、改めて算出した指標と定義を添付して運用を開始するお知らせで締めくくるのである。
会社の指標を作る場合、上司が良いと言ってもオペレーションチームや経営陣がノーという場合が大いにある。
だから結局は皆を引っ張りだして、1時間の会議の枠内で、全員一括で畳みかけて、納得させる会議運営で時短を計るのである。
効率を考えて会議運営を続ければ評価も良くなる
この会議運営術は自分の仕事効率を上げるし、その上、評価されるというウィンウィンなのだ。
こういう会議運営を続けていると信頼度があがるのか、別の案件で会議を開いた時にも無駄にネチネチやられることは少ない。
信頼関係の基礎があるとないとでは案件のまとまり易さが全然違うから、出来るだけ早いうちに会議をリードできるように事前に努力して知識を得ることと、会議は自ら皆を誘導できるスキルを身に着けよう！
会議を開いたら、会議の目的を絶対に見失わないようにそのゴールに向かって進めよう。
自分より上の立場の会議参加者が横道にそれても、軌道修正して会議を導くのも自分の責任の内だ。
会議中、皆が懸念事項に集中して討議が始まってしまったら、堂々と水を差して、全員をゴールへ導ければきっと明るいキャリアの道があるはずだ！
