英語のメールを書くのが苦手だという人は結構多いのではないだろうか？
私も始めはどんな風に英語メールを書けばいいのか分らなかった。そもそも仕事でメールを書き始めた初めた頃は日本語ですらどうやってメールを書いていいのかわからなかったのだ。
日本語と英語の異なるルール
日本語には敬語やら丁寧語やら色々な形式があるから、仕事メールの書き方は、家族や友人にメールを書くのとは全然違う。それを社会人は日々やっているから余計に仕事英語メールを難しく考え、どうやって書けばいいのか躊躇してしまうんじゃないだろうか。
日本語でメールを書くならば、日本文化に合わせた構成で「お疲れ様です」や「よろしくお願いします」を書く。意味のないことだし、無駄だと思っていてもこれが日本でのやり方だし、この形式で書けば無難だからだ。
しかし、英語で仕事メールを書く場合、このようなフレーズは使わず要点に集中するべきなのだ。要点を絞り、相手に必要なことをダイレクトに伝えることがルールと言うかマナーなのである。
英語の仕事メールの最後に一言付け加えたいという場合は、文章の最後に「Please let me know if you have any questions. (質問があれば連絡ください)」と追記することくらいだろう。
要点を絞り分かり易い文
英語でメールを書くポイントは、「なるべく短く、要点を分かりやすくまとめる」ことである。
英語での仕事メールに「How are you?」なんて不要だ。昔の同僚にプライベートのメールを書くならば別だが、それは日本語でやり取りする仕事メールと同じ要領で考えればいいだろう。
それに英語での仕事メールは、「お世話になっております」や「お疲れ様です」、「よろしくお願いいたします」というような文言も不要である。
こういった文言を省くと「文面が相手に対して失礼じゃないか？」と気になるかもしれないが、英語でのメールにこのような余分な文化的挨拶を入れメール不用意に長くするのはむしろ逆効果で、好印象を得られないどころか、悪印象を与えるかもしれない。
特に偉い人立場の人に英語メールを書くのであれば、より一層メールを完結にまとめる必要がある。忙しい人たちの時間を1秒でも無駄にしないように要件を的確に分かり易く伝えることが重要なのだ。
ダイレクトなメッセージ
何かを質問し、その答えが欲しいのであれば、相手が簡単に答えられるように文章を書く必要がある。
余計な単語を取り除きつつも、相手が何について答えればいいのかを簡単に理解できるように、確実に分かる内容にまとめ簡潔な文を構成するようにする。
質問に対し、「あなたが聞きたいのは○○についてですか？」という疑問を持たせない気配りをするのである。
質問に対する返信は 「YES」とか「NO」だけの極端に短いものになるかもしれない。しかし、その短い答えにヤキモキする必要はない。なぜなら、それがベストな返答だからである。質問が分かり易かったからこそ、直球の回答が得られたということになるのだ。
英語メールで求められる丁寧さとは、読み手がメールの意図を容易に理解するために、「簡潔に伝えられているか？」そして「答えやすくまとめているか？」なのである。
英文法のルールを考慮する
メールに対するマナーは文化の違いにより、日本語と英語とでは違うものが求められる。日本語で書いたメールを翻訳するなら、英語に求められる丁寧さを考慮し文書を再構成することとなるのだ。
自分で書いた日本語メールを社内の翻訳担当者に英語翻訳をお願いしてみたことは有るだろうか？
恐らく英語翻訳されたメッセージは、日本語の文章に比べて短くなったと感じるのではないかと思う。その理由は歴然としている。英語のマナーを考慮して翻訳をするからである。
逐次通訳の場合は、その時その時に言っていることを都度通訳するので極端に短くなることはないだろう。しかし、メールの文章だと、日本語版にはある四季の挨拶だったり、その他の細かいマナーがあり、長い手紙になりがちだ。
英語でも詩を付け加えたりすれば長くなるだろう。しかし、用事を伝えるだけのメッセージであれば日本語のメッセージに比べ、英語のメッセージは比較的短いものになると思う。
文化の違いとして受け入れる
文化の違いで物事に対する受け取り方も、日本と欧米では色々と違っている。それについては自然と皆受け入れていて、その違いを悪いと思う人は少ないだろう。例えば、家に入るのに靴を脱ぐかどうかなんかがいい例だ。
日本の家に入るときには靴を脱ぐ。言葉の言い回しでも「人の家に土足でズカズカはいってくる」なんて表現もあり、それはネガティブな意味を持つ。
しかし、欧米では多くの人が日常的に土足で室内に入る暮らしをしている。四六時中、家の中で靴をはいているわけでないが、ホテルで過ごす時のように室内では靴も裸足もありで暮らしているのだ。
来客時も、客は家主と同じように土足で入室することは欧米では特に失礼ではない。ただし、欧米でも室内土足NGにしている家もあるから、靴を脱いだほうがいいか聞くのがマナーだろう。
基本が土足の家だったとしても、外が雨で自分の靴に泥がついていれば靴を玄関脱ぐこともある。靴を脱ぐかは臨機応変な対応をすればいいと思えばいい。
文法を間違えると意味が変わる
私はアメリカ人の夫からすっと英語教育を受け続ける暮らしが続いている。夫は、英語に対する意識がとても高く、私の間違えた英語文法や使い方を日々熱心に注意してくるのだ。
出来の悪い嫁としては、自分の英語に問題があると知りつつも、さすがに注意されつづけらるとイライラしてしまうなんてことも日常茶飯事である。
夫はよく懲りずにも10年以上に渡り、諦めることなく私の英語を注意し続けられると思うが、彼は私の英語の悪い癖も良く熟知しているのだ。だから彼の注意は的確で、私はぐうの音も出ないのである。
夫は、「日本語にルールがあるように、英語にもルールあるよね。だから母国語じゃないから間違えてもOKなんていうルールはないよね。」ともっともなことを言う人なのだ。
ただ間違いなく彼の熱心な努力により、私の英語力はアメリカで暮らさずとも伸びている。
私の英語力や、単語数が増えるに従い、私の英語の間違いは減るどころか、増えているのではないかと思うことがある。単語を増やせば増やすほど、文法のミスが増えるのだ。文法のミスが発生すると、私が本来伝えたかった意味が変わってしまうこともある。
だから、極力文章は的確に短く余計な単語を無駄に挟まず話すように指導されるのだ。そしてその簡潔さが仕事の英語でも必要になるのである。
23歳から始めた英語
英会話だけではなく、英語で文章を書くことに対しても夫は沢山のアドバイスをくれる。その成果もあり、私の英語文章力も日本人の中では高い方になったと思う。
私の高校卒業時点の英語力を知っている家族、友人は皆この状況に驚いているし、自分でもなんとかなるもんなんだなと感心している。
23歳の時に本気で英語を学ぶと決意し、継続した英語学習を始めて1年のアメリカベビーシッタープログラムに参加した。しかし、私の英語力は何よりも夫との自宅留学生活によって伸びたのだ。夫との暮らしでアメリカ文化を吸収したことにより私の英語能力は更に伸びたのだろう。
夫の生きる環境からの学び
夫は子供の頃から勉強を沢山し、進学校を出て英語の文章を書くプロになった。彼の友人には政府関係者や、医師、弁護士、会社代表者をしているような友人が沢山いるのだ。
車で出掛けている時など、運転中の彼に代わり、私がその友人たちにメッセージを書くともあるのだが、都度夫から注意が飛ぶのである。「決して文章を長々と書かかないこと」と。
そして私が文章を書き終わると、「要件が簡潔にまとまっているか」を中心に添削するのである。複数形のミス、カンマの漏れまで細かくチェックされるので、それなら自分で書いてくれ！と思うのだが、この経験が私の仕事英語に生かされていることは間違いないだろう。
私はこのような経験を通して、どんな風に英語メールを書けばいいのか？を暮らしの中で学ぶことができたのだ。しかし、副産物としてこういったやり取りを通し、何百回と喧嘩に発展したかは分からない。
日本語を使っての練習法
英語の仕事メールを書くのに「簡潔に短く」と言われてもよく分からないと思う場合は、まずは日本語で書いたメールの内容を箇条書きにする練習をすればいい。
それからその箇条書きを英語に翻訳してみればいいのだ。この訓練を重ねていれば、日本語でメールを書く時にもこの訓練が役立ち、要点を絞ったメールを書きやすくなるだろう。
意識することによって自分が伝えたい要点が誰にでも明確に伝わるようになるのではないかと思う。
英語仕事メールを書く時のポイント
- 要点をしっかり絞って簡潔に過不足なく書く
- 丁寧さを求めるあいさつ文などは不要
- メールに返答が必要なら、何をいつ迄に返答して欲しいか明確に書く
仕事関係のメールでも、気心が知れた仲間にお礼のような英語挨拶メールを送付するなら色々グダグダと書いてもいいだろう。しかし、偉い人へ英語でお礼のメールを出すならば、やはりメッセージは簡潔にまとめるのが望ましいだろう。
